Từ ngày 1/7 tới, công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức sẽ bước sang một giai đoạn mới khi mỗi người được gắn một hồ sơ điện tử duy nhất, sử dụng chính số định danh cá nhân làm mã quản lý. Quy định này được nêu rõ tại Nghị định số 27/2026 về Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức, do Chính phủ ban hành ngày 19/1, nhằm thúc đẩy chuyển đổi số và nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự trong khu vực công.
Theo Nghị định, mỗi cán bộ, công chức, viên chức sẽ có một hồ sơ điện tử thống nhất, được quản lý và tra cứu hoàn toàn trên môi trường số. Hồ sơ này được gắn mã định danh duy nhất, trùng khớp với số định danh cá nhân của từng người, qua đó bảo đảm tính đồng bộ, chính xác và xuyên suốt trong toàn bộ hệ thống quản lý. Đây được xem là nền tảng quan trọng để hình thành cơ sở dữ liệu tập trung, phục vụ quản lý, khai thác và kết nối thông tin giữa các cơ quan nhà nước.
Hồ sơ điện tử không chỉ dừng lại ở thông tin lý lịch cơ bản mà phản ánh đầy đủ quá trình công tác của mỗi cán bộ, công chức, viên chức. Từ thời điểm được tuyển dụng, bầu cử cho đến khi thôi việc hoặc nghỉ hưu, toàn bộ chặng đường làm việc đều được cập nhật và lưu trữ trong hồ sơ số. Thành phần cốt lõi của hồ sơ là sơ yếu lý lịch điện tử, được hình thành song song với quá trình lập hồ sơ và tích hợp dữ liệu từ các nguồn thông tin liên quan đến cá nhân đó.
Trách nhiệm cập nhật thông tin được đặt ra rõ ràng. Cán bộ, công chức, viên chức có nghĩa vụ thường xuyên bổ sung, điều chỉnh dữ liệu cá nhân khi có thay đổi phát sinh, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của thông tin đã khai báo.
Song song với đó, các cơ quan, đơn vị sử dụng công chức cũng phải cập nhật kịp thời các dữ liệu phát sinh trong quá trình quản lý, từ điều động, bổ nhiệm đến đánh giá, khen thưởng, kỷ luật. Thời hạn đồng bộ các thông tin này vào Cơ sở dữ liệu quốc gia không quá ba ngày làm việc kể từ khi có thay đổi.
Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức được xây dựng với nhiều nhóm thông tin quan trọng. Ngoài dữ liệu nhận dạng để xác định danh tính, hệ thống còn bao gồm thông tin về xuất thân, quan hệ gia đình; quá trình tuyển dụng, bầu cử, bổ nhiệm, quy hoạch; trình độ học vấn, năng lực chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp.
Bên cạnh đó là các dữ liệu liên quan đến vị trí việc làm, tiền lương cơ bản, phụ cấp, kết quả đánh giá, xếp loại, khen thưởng, kỷ luật, cũng như thông tin về tài sản, thu nhập và tình trạng sức khỏe. Bộ Nội vụ được giao là cơ quan chủ quản, chịu trách nhiệm xây dựng, vận hành và tổ chức khai thác cơ sở dữ liệu này.
Một điểm đáng chú ý là hồ sơ điện tử sẽ dần thay thế hoàn toàn hồ sơ giấy trong công tác quản lý cán bộ, công chức. Trong những trường hợp đặc thù, khi yêu cầu nghiệp vụ bắt buộc phải sử dụng hồ sơ giấy, cơ quan quản lý hoặc đơn vị sử dụng công chức sẽ khai thác dữ liệu từ hệ thống điện tử và thực hiện chuyển đổi sang bản giấy để phục vụ công việc. Quy định này nhằm giảm tối đa thủ tục hành chính, tránh trùng lặp và lãng phí trong việc lập, lưu trữ hồ sơ.
Việc chuyển sang quản lý bằng hồ sơ điện tử cũng mang lại quyền lợi trực tiếp cho cán bộ, công chức, viên chức. Theo đó, cá nhân không phải chuẩn bị hay nộp lại những giấy tờ, thành phần hồ sơ đã có sẵn trong hệ thống. Các cơ quan, đơn vị sử dụng công chức cũng không được yêu cầu cung cấp lại thông tin đã được lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia, trừ những trường hợp thật sự cần thiết để bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân hoặc tổ chức liên quan.
Nghị định đồng thời đặt ra yêu cầu nghiêm ngặt về bảo mật và bảo vệ dữ liệu cá nhân. Chỉ những tổ chức, cá nhân có thẩm quyền mới được phép truy cập, xem hồ sơ điện tử của công chức và phải có sự đồng ý của người đó thông qua thông điệp điện tử. Công chức có quyền rút lại sự đồng ý đã cấp. Mọi trường hợp truy cập đều phải tuân thủ quy định về bảo mật thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Đối với các hồ sơ thuộc danh mục bí mật nhà nước, các cơ quan liên quan phải áp dụng biện pháp đặc biệt để bảo đảm an toàn trong quá trình quản lý, lưu trữ, truyền tải và sử dụng trên môi trường điện tử. Việc sao lưu, trích xuất những hồ sơ này được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và cơ yếu, nhằm bảo đảm an ninh, an toàn thông tin trong bối cảnh đẩy mạnh chuyển đổi số quốc gia.
